Fugas de dinero y fraude en su concesionaria… cómo prevenirlos

Cuando los números del negocio son buenos y las ventas altas, las medidas de control y auditoria tienden a flexibilizarse. Esta situación, tarde o temprano, acarrea consecuencias. Fugas inadvertidas de dinero, fraudes y robos, y oportunidades desaprovechadas son algunos de los problemas que forman parte de la operatoria diaria de las concesionarias y que pueden generar un estado en alerta creciente en concesionarias de maquinarias, autos, motos y camiones.

Amenaza Latente no. 1: Fraudes

alarmaLos fraudes son engaños económicos realizados por una persona con la intención de conseguir un beneficio, perjudicando directamente a la concesionaria. Muchos de estos casos no se denuncian porque el daño a la credibilidad del negocio es más grave que el daño financiero; los fraudes no se denuncian pero sabemos suceden.

Un caso típico: En concesionarias de diferentes industrias hay una constante… Órdenes de Reparación que permanecen abiertas por tiempo prolongado, es decir órdenes que se abrieron, se le asignaron trabajos y repuestos, pero que nunca fueron cerradas. En una concesionaria promedio al año hay 100 Órdenes abiertas. Traducido a dinero, en los casos que hemos relevado, esto puede significar hasta un millón de dólares anuales en potenciales pérdidas.
Es vital conocer si esas órdenes permanecieron abiertas como causa de trabajos pendientes, o si están esperando la llegada de repuestos para ser retomados, o demoradas por alguna situación en particular, etc. Es decir, el Gerente de Servicios debe estar seguro que toda orden de reparación debe tener un motivo válido para permanecer abierta. Una OR abierta por tiempo prolongado puede significar también 2 cosas:

  • Se realizó un trabajo que no se facturó, por olvido de un empleado.
  • Los repuestos que contiene esa orden no han sido cobrados, ni devueltos al stock… con lo cual nos surge la pregunta de dónde están esos repuestos.

Amenaza Latente no. 2: Fugas de dinero

gota-fugaLas fugas de dinero son escapes accidentales que suelen pasar inadvertidos. Las razones pueden ser muchas: incumplimiento de procesos, falta de controles por parte de mandos medio y gerencia, falta de capacitación de empleados, incluso circuitos de trabajo mal diseñados.

¿Cuál es la diferencia con el fraude? En la fuga de dinero no existe una mala intención por quien comete el error.

Un caso típico: Es muy común que el encargado de repuestos, sin saberlo, realice pedidos de piezas que ya están en stock en otras sucursales pero con estado “inmovilizado” o “muerto”.

Si la compra se hace para satisfacer el pedido de un cliente, se ha desaprovechado una oportunidad de vender un repuesto inmovilizado. Y si es para reponer stock, es una desinteligencia evitable que solo sirve para incrementar el capital inmovilizado en nuestro stock de repuestos muertos.

Amenaza Latente no. 3: Oportunidades desaprovechadas

oppA diferencia de los dos problemas anteriores, las oportunidades desaprovechadas se componen de todo aquella facturación potencial que no se está captando, principalmente porque no se cuenta con herramientas para detectarlas.

Un caso típico: En muchos casos, el equipo de ventas de la concesionaria no cuenta con procesos claros para realizar el seguimiento de prospectos, o no tiene capacidad para absorber todas las oportunidades generadas. Esto repercute, lógicamente, en la pérdida de oportunidades que, tras no ser contactados, eligen comprar a otras concesionarias.

 

¿Cómo evitar estas situaciones?

Auditoria continua y monitoreo continuo

Estos dos conceptos contribuyen a eliminar los posibles lugares por donde el dinero se va, ya sea por errores operativos como por fraudes.

La auditoría continua es el control sistemático de prácticas administrativas-contables, mientras que el monitoreo continuo se encarna en aquellas herramientas automáticas que rastrean permanentemente la operatoria de la concesionaria buscando prácticas sospechosas.

Cultura de control, herramientas automáticas y ambientes de trabajos libres de posibilidad de fraude, forman un combo que permite a las concesionarias operar de manera clara, efectiva, y libre de situaciones anómalas que repercuten en las cuentas de la concesionaria y en la relación con Fábricas y clientes.analizar los costos de venta

Si el dealer cuenta con una política de auditoría continua, por ejemplo, podría realizar un conteo de inventario sorpresivo para garantizar mayor seguridad en los depósitos y en el departamento de repuestos. Pero si además cuenta con una herramienta de monitoreo continuo, tendrá la certeza de que cada vez que se produzca una acción sospechosa en el depósito recibirá una alerta para que investigue y aplique correcciones rápidamente.

A lo largo de esta serie de notas que se inicia aquí se analizarán las situaciones de fuga y fraude más comunes en concesionarias, y las estrategias y herramientas ideales para prevenirlos.

 

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Enzo Conforti

Licenciado en Comunicación Social, productor de contenidos y encargado de la plataforma de eLearning de Autologica

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