¿Es necesario tener un sistema de gestión para concesionarios (dealer management system)? ¿Se puede seguir trabajando con hojas de cálculo y sistemas genéricos o desarrollos propios? Si no fuera exigencia de Fábrica, ¿contrataría un DMS? Estas son algunas preguntas que suelen escucharse a la hora de analizar si es rentable o no invertir en un sistema.

Para hallar la respuesta, primero se debe tener en cuenta que un sistema de gestión no es solo un software que se instala en la concesionaria. Un DMS es un pilar más de una cultura organizacional y de trabajo que adoptan los concesionarios que buscan crecer y expandirse, posicionarse sobre la competencia, disminuir las fugas de dinero y mejorar la facturación.

En otras palabras, no alcanza con adquirir un software y dejarlo funcionando. Para que un sistema de gestión sea una inversión y no un gasto se debe maximizar su uso para que su implementación promueva una mejora de procesos, facilite la tarea diaria de todos los empleados y aumente la rentabilidad del negocio.

Si se consolida y combina una cultura de trabajo exitosa con el DMS, se logrará:

• Formalizar procesos: Un sistema de gestión debe incorporar los procesos de negocio de la concesionaria para asegurar que cada empleado los cumpla.
• Facilitar las tareas del trabajo diario en cada puesto: El sistema de gestión es una herramienta que no solo permite registrar todo lo que sucede en la concesionaria… también facilita las tareas cotidianas de los empleados. Registrar los datos en papel o planillas de Excel tienen un margen de error y extravío muy alto, y lleva tiempo. El uso del DMS garantiza que cualquier empleado pueda realizar sus tareas desde una PC.
• Monitorear todo el negocio desde una pantalla: Los gerentes de cada área pueden ver en tiempo real los movimientos del área, los indicadores de performance, e informes para detectar tendencias o problemas. Sin el análisis de este tipo de información no se pueden tomar decisiones para mejorar la rentabilidad.
• Disminuir los errores y las irregularidades: A modo de ejemplo, un problema común en muchos talleres es la desconexión entre las operaciones de Repuestos y Servicios, lo que ocasiona la pérdida de muchos repuestos. Con el DMS el gerente de Posventa puede realizar una trazabilidad total de cada repuesto. Esto garantiza saber rápidamente dónde se encuentra cada pieza, para qué trabajos se utilizaron, quién se hizo cargo del trabajo, etc.
• Cumplir con las exigencias de Fábrica: Las interfaces entre el concesionario y fábrica facilitan la comunicación, el cumplimiento de procesos exigidos por fábrica, los informes de performance, etc.

¿Si pudiera contar con un sistema de gestión que contribuya a mejorar los procesos para evitar las fugas de dinero y así aumentar la rentabilidad de todas las áreas de su concesionaria, no desearía tenerlo?