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Cada segundo vale | Cómo optimizar el tiempo en el taller

Se dice que el tiempo es dinero y cuando se empieza a analizar el tiempo que lleva cada tarea en un servicio sencillo del taller, sale a la luz una temible verdad: invertimos muchas horas y dinero en tareas evitables.

Lo positivo de este descubrimiento es que una vez que se detectan las improductividades, los tiempos podrán mejorarse para dedicarlo a tareas más rentables.

Haz una cuenta rápida: tres minutos del llamado de un cliente pidiendo un turno; los quince de la recepción en el taller por parte del asesor y otros tantos creando la orden de reparación manualmente; una demora de media hora por falta de repuestos que se detecta demasiado tarde; el tiempo que lleva avisar al cliente que puede retirar su unidad…

A todo esto le podemos seguir sumando minutos y minutos en otras tareas repetitivas y manuales que, al final del día, se transforman en horas.

Planteado el problema, veamos cómo se pueden agilizar estos procesos para ganar tiempo en el taller.

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Pide al cliente que reserve su turno de taller online

Muchas empresas de servicios ya utilizan servicios de turnos online, pero aún quedan muchas que siguen solamente con métodos tradicionales: llamados telefónicos, emails o visitas. Agregarle a los métodos tradicionales una alternativa web puede parecer complicado, pero los efectos inmediatos justifican el esfuerzo.

Al ofrecerle al cliente la posibilidad de solicitar sus turnos desde el smartphone o desde la web, se garantiza:

  • Una alternativa rápida para pedir un turno, modificarlo o cancelarlo.
  • Posibilidad de que el cliente elija los trabajos que quiere realizar y obtenga un precio estimado.
  • El jefe de taller puede organizar el día y detectar horas ociosas.
  • Comunicaciones automáticas para que el cliente no olvide sus turnos y se reduzca el índice de ausentismo.

Sin optimizarOptimizado
5 ~ 7 minutos1 ~ 2 minutos

Autologica Solution: Turnos365 es una agenda de turnos online para que el cliente pueda solicitar sus turnos desde la web y el concesionario pueda controlar la ocupación del taller. Con esta herramienta se puede evitar el solapamiento de turnos y los tiempos ociosos, al mismo tiempo que se ofrece al cliente la facilidad de pedir turnos y recibir recordatorios en su email.

Recepción del vehículo super ágil

Llega el cliente con su vehículo y es necesario hacer el checklist de recepción. Papel, lápiz, preguntar, anotar, inspeccionar, anotar, repetir… tras completar el formulario habrá que volcar esa información dentro de la orden de reparación para que los operarios puedan trabajar.

¿Qué hicimos realmente? Duplicamos trabajo: lo mismo que apuntamos en el checklist de recepción lo pasamos al sistema de gestión. Aquí se vislumbra otra oportunidad de ahorrar tiempo.

Se vuelve necesario optimizar esta tarea y hay formas de hacerlo:

  • Implementando tecnología que facilite la inspección del vehículo y evite duplicar trabajo: Checklist web, por ejemplo.
  • Optimizar el checklist para que sea lo más abarcativo posible sin consumir demasiado tiempo. No sirve un checklist de 50 preguntas, pero uno con tres quedará incompleto.
  • Agilizar el proceso de generación de la orden de reparación.

Sin optimizarOptimizado
5 ~ 10 minutos3 ~ 5 minutos

Autologica Solution: DealerTablet es una aplicación para completar rápidamente el checklist cada vez que llega una unidad. El Asesor de Servicio podrá marcar rápidamente en la tablet las reparaciones a realizar, el estado del vehículo, el nivel de combustible, etc. Si ve algo que necesita ser reparado se lo menciona al cliente pudiendo generar una venta extra. Tras terminar la inspección, DealerTablet envía una copia digital al cliente y en Autologica Sky DMS abre una Orden de reparación.

Seguimiento de demoras

Dependiendo la capacidad del taller, el Gerente de Servicio podrá o no estar al tanto de cada tarea que realizan los operarios. En un taller pequeño, podrá consultar directamente el status de una unidad, pero en un taller de mayor tamaño, es poco práctico ir puesto por puesto preguntando si el trabajo está avanzando o indagando el motivo de una demora.

La forma de optimizar tanto los tiempos de los operarios como de los gerentes es contando con herramientas que permitan conocer:

  • El tiempo que se lleva invertido en cada unidad.
  • Las demoras que se están produciendo por falta de repuestos, infraestructura o capacitación.
  • Los tiempos ociosos por falta de trabajos.

Por ejemplo, si faltan repuestos o se producen demora en la preparación de las piezas para cada reparación , el gerente del departamento debe poder verlo rápidamente y evitar que se sigan produciendo demoras.

Sin optimizarOptimizado
Se aplica la solución cuando el problema está avanzado.Se puede indagar en la demora y solucionarla antes que se extienda demasiado.

Autologica Solution: El Reloj de Trabajos permite medir en un 100% las horas de trabajo de cada mecánico y obtener información relevante de la performance del taller. 

Comunicaciones automáticas con los clientes

Finalmente, el punto cúlmine de un trabajo (facturar la orden y entregar la unidad) no está exento de mejorar. Algunos cuellos de botella se concentran en el final del circuito y pueden pasar desapercibidos.

  • ¿Cuánto se tarda desde que se termina la reparación hasta que se le avisa al cliente?
  • ¿Cuánto tarda el cliente en retirar su vehículo?

Estas dos situaciones deben ser procesos ágiles y dinámicos porque, de lo contrario, reducen la capacidad del taller. Es importante calcular estas situaciones para detectar si se trata de un problema del concesionario (procesos poco ágiles) o si se trata del tipo de cliente (no tiene prisa en retirar el vehículo).

Sin optimizarOptimizado
Si el cliente no puede responder un llamado, se depende de su agenda para avisarle que el vehículo está listo.Podemos complementar el llamado con un email que verá inmediatamente.

Autologica Solution: Turnos365 cuenta con funciones para avisar al cliente con un email automatizado cuando puede retirar su unidad. 

Cada minuto vale, y en una industria cada día más competitiva el tiempo es uno de los activos más importantes en cualquier negocio. 

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