Caso Real: cómo un dealer bajó a la mitad sus compras de emergencia

Si la concesionaria se encuentrimage_pedidos_de_emergencia, dealer management system, software para concesionarios, DMS a haciendo muchos pedidos de emergencia, es posible que falte una estrategia de compras de repuestos. Éstas no sólo implican pérdidas de dinero para el concesionario sino un golpe a la satisfacción de clientes. Cuando una unidad está en el taller y faltan repuestos, se producen varios problemas:

  • Si bien el pedido de las piezas se puede realizar en el momento, el pedido no llegará sino hasta un día después, como mínimo. En algunos casos puede demorarse más. Esto significa que el cliente estará más tiempo sin su vehículo, lo que equivale a un cliente insatisfecho.
  •  En otros casos, la compra de una sola pieza tiene un costo de traslado que puede ser amortizado si el pedido incluyera más de una pieza. El precio del flete será excesivo y poco rentable para el negocio.
  • En el caso de maquinarias las consecuencias son muy graves. Como la maquinaria es un bien de uso, si el dealer no cuenta con los repuestos para repararla y debe hacer un pedido de emergencia, la espera hasta que lleguen las piezas implica días de trabajo perdidos para el cliente.

En algunos casos es lógico que no haya disponibilidad de las piezas, sobre todo si son de venta infrecuente o de procedencia extranjera. Se considera que un 30% de compras de emergencia por mes es un valor tolerable para no afectar la rentabilidad.

¿Cómo se calcula el porcentaje de Pedidos de Emergencia?

(Compras de emergencia / Compras totales de repuestos) * 100

¿Cómo hizo el dealer para reducir un 50% sus compras de emergencia?

 

dealer management system, software para concesionarios, DMS En el cuadro se refleja el ejemplo de un dealer que detectó que tenía un promedio del 40% de compras de emergencia. Aplicando estrategias de compras de repuestos logró bajar su promedio de compras de emergencia de manera gradual hasta alcanzar un valor ideal.

¿Cómo lo logró?

Se detectó que la solución estaba en implementar prácticas de compra de repuestos basados en datos estratégicos. El dealer comenzó a utilizar algunas funciones avanzadas de Autologica DMS:

  • Sugerencia de pedidos: La función permite que el sistema, a partir de datos cargados (stock en sucursales, últimos movimientos, pedidos pendientes, etc.), calcule y sugiera, según tendencias de compras y ventas de repuestos, qué compras realizar para tener siempre un stock mínimo e ideal que pueda satisfacer las compras y pedidos de clientes.
  •  Historial de ventas mensual y anual: Se sugirió analizar informes de ventas de repuestos con el objetivo de descubrir tendencias de ventas. Esto permitió al Gerente de Repuestos conocer los hábitos de consumo de sus clientes y realizar las compras en base a esos datos.
  •  Informes ABC: Los informes ABC permiten detectar la frecuencia, demanda, stock, obsolescencia, etc. Clasifican a los repuestos en distintas categorías. De esta forma, el dealer puede tomar decisiones de compra basados en datos estratégicos.

¿Qué logró?

Las mejoras fueron muy significativas para el dealer porque logró:

  1. Bajar el índice de compras de emergencia
  2. Mejorar su fill-rate para incrementar la disponibilidad de repuestos
  3. Frenar el aumento de stock inmovilizado, y empezar a reducirlo
  4. Desterrar las demoras por falta de piezas para tener al cliente satisfecho

 

El objetivo común de todos los dealers debe ser el mismo: contar con un inventario gestionado en función de sus clientes disminuyendo al máximo la necesidad de hacer compras de emergencia.

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Enzo Conforti

Licenciado en Comunicación Social, productor de contenidos y encargado de la plataforma de eLearning de Autologica

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