En la primera parte de esta serie de notas analizamos fugas de dinero que existen en el Departamento de Posventa de la Concesionaria junto a las estrategias para solucionarlas; en esta ocasión, analizaremos fugas de dinero que se producen en el Departamento de Ventas.
“Las fugas de dinero son situaciones que se producen en la concesionaria, muchas veces de forma inadvertida, y que generan pérdidas de dinero. Pueden ser situaciones que hacen perder dinero de forma directa o situaciones que evitan que se facture más por errores u omisiones que podrían ser fácilmente corregidos si fuesen detectados.”
Control de gastos vinculados a una operación de venta
Vender un vehículo genera gastos para la concesionaria: reacondicionamiento (en el caso de usados), seguros, depósito, comisiones, tareas de marketing, gestoría, etc. Si bien estos gastos deben registrarse en el sistema de gestión, en muchas ocasiones no se tiene un control eficiente. ¿Por qué decimos que este mal hábito es una fuga de dinero? Porque el Gerente de Ventas no podrá detectar: Procesos de ventas largos y costosos, descuentos superiores a la política establecida por la concesionaria, procesos de ventas con bajos márgenes de ganancia, etc.
Cómo sellar esta fuga
Por un lado, es necesario contar con informes para conocer la ganancia real de cada operación de venta, permitiendo comparar el valor al que se adquirió el vehículo, con el valor de la venta. Y por otro lado, los empleados deben tener el hábito de cargar esta información. De esta manera, se tendrá un panorama más claro de la rentabilidad de cada vehículo y del proceso de ventas.
Malos hábitos en el CRM
El CRM (software de gestión de contactos y prospectos) es la herramienta más utilizada por cualquier equipo de ventas, porque permite, entre otras cosas, llevar la agenda de reuniones con prospectos y la información clave de cada uno desde un mismo lugar.
Las fugas que hemos detectado en el uso de esta herramienta no generan pérdidas de dinero de forma directa, sino que generar pérdidas de oportunidades. La fuga se genera cuando:
- Se cargan prospectos sin información relevante: si solo se carga el nombre, teléfono, email de un prospecto, tendremos los datos de contacto más efectivos para llamarlo, pero no tendremos la información más efectiva para venderle.
- Existen prospectos sin actividad: si se descuidan prospectos y pasa mucho tiempo hasta realizar un nuevo contacto, es probable que ese potencial cliente recurra a otra concesionaria.
Cómo sellar esta fuga
El CRM debe ofrecer funciones e informes clave para atacar estos problemas, por ejemplo, alarmas personalizables para recibir alertas cada vez que hay que contactar a un prospecto, o informes sobre las compras (repuestos, servicios y vehículos) realizado por cada prospecto/clientes. Solo contando con información estratégica se puede lograr obtener la mejora potencial de una herramienta CRM.
Conclusión
Corregir y sellar fugas se puede lograr con cambio de hábitos: cargar toda la información clave en el sistema de gestión para tener un conocimiento real de las operatorias diarias, y analizar informes clave del Departamento para tomar decisiones en base a esa información.
