Gerenciar el Departamento de Repuestos de una concesionaria es todo un reto: requiere la gestión de muchos procesos y el control de grandes inversiones de dinero. Si ese eslabón falla, el Departamento de Posventa falla y, como corolario, el negocio del concesionario se perjudica.
¿Cómo es el Gerente de Repuestos ideal? Según nuestra experiencia, es aquel que sabe:
- Cuándo comprar y qué comprar
- Cómo evitar falta de stock y sobrestock
- Qué hay en sus depósitos
- Cómo vender sus repuestos
¿Qué debe lograr el Gerente de Repuestos?
Detectar stock inmovilizado y sanear el inventario
Los repuestos inmovilizados significan gastos para la concesionaria: depósitos, seguridad, mantenimiento, etc., sin hablar del costo de oportunidad por haber invertido mal. Calcular el índice de obsolescencia permite detectar qué porcentaje del stock se compone de piezas obsoletas.
Mientras mayor sea el índice de obsolescencia más dinero pierde la concesionaria, por esa razón, ese stock debe ser saneado lo más rápidamente posible.
Obsolescencia de repuestos = (Actividad muerta + Actividad Obsoleta) / Total de repuestos
Recomendaciones: Identificar las piezas inmovilizadas y emplear estrategias para eliminarlas: promocionarlas, reducirles el precio, ofrecerlas a clientes que las compraron en el pasado, etc. Esto permitirá recuperar al menos parte de la inversión inicial y liberar espacio en depósitos.
Promover una gestión estratégica de repuestos
La experiencia de quien decide las compras de repuestos en la concesionaria es muy valiosa, pero no es una práctica recomendable comprar solamente por intuición… se puede acertar algunas veces pero cuando se erra se pierde dinero y se sobrecargan los depósitos. La falta de stock y el sobrestock son dos consecuencias de no comprar en base a datos concretos e informes.
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Recomendaciones: El informes de sugerencia de pedidos del DMS permite determinar qué repuestos deberían comprarse en base a diferentes factores: más ventas, stock existente, historial de compras, popularidad, estacionalidad, etc. El DMS se complementa con la experiencia del Gerente de Repuestos para que éste pida basándose en datos estadísticos sumado a su conocimiento. De esta manera se evita la compra excesiva de piezas sin salida y se tiene un stock amoldado a los clientes.
Controlar los repuestos utilizados en posventa
Los departamentos de Repuestos y Servicios están en constante interacción; para todo trabajo de taller se requieren repuestos que son tomados de los depósitos. Si está relación no es controlada minuciosamente puede suceder que se usen repuestos sin ser dados de baja del stock, se pierdan piezas, o se haga más difícil encontrar repuestos cuando se los necesita por la falta de orden.
Recomendaciones: Mediante el uso de “vales” y “pre-vales” se asegura que la relación entre Repuestos y Servicios sea transparente, garantizando una trazabilidad del 100% de cada pieza que se utiliza. El vale y pre-vale son comprobantes internos que por un lado utilizan los operarios para registrar el tipo y cantidad de piezas que se necesitan para un trabajo, y por otro utiliza el encargado del área para validar y asociar las piezas a cada orden de reparación.
Una gestión estratégica de la compra de repuestos y un mayor control del área son dos aptitudes que adoptan los Gerentes de Repuestos exitosos con el fin de obtener el máximo beneficio del área, mejorar la facturación y evitar llegar a situaciones perjudiciales para el negocio
