Autologica Overview 2018

A lo largo de 2018 diseñamos e incorporamos nuevas funciones en Autologica DMS para ayudar a nuestros clientes a administrar mejor sus empresas.

En este resumen, seleccionando cada mes, podrá ver los desarrollos más importantes de cada mes:

 

EneroFebreroMarzoAbrilMayoJunioJulioAgostoSeptiembreOctubreNoviembreDiciembre

Planes de ahorro

Funcionalidad que permite gestionar múltiples planes de ahorro para un mismo cliente y a la vez evitar la duplicación de información, facilitar la búsqueda de planes y suscripciones, y calcular las cuotas de cada plan.

 

Gestión de trabajos en el taller

En el Departamento de Servicio se pueden diferenciar las horas facturadas a cada operario que participa en una misma intervención sobre un vehículo. De esta forma, el Gerente de Servicios puede analizar la productividad y eficiencia de cada operario.

 

Antigüedad de repuestos en inventario

El Gerente de Repuestos puede obtener informes de repuestos en stock agrupados por meses de antigüedad. Esto es vital para analizar de forma más eficiente el inventario del concesionario y tomar decisiones estratégicas para contar con un stock más rentable.

 

Generar vencimientos automáticos a clientes

Autologica permite seleccionar la cantidad de días para generar vencimientos automáticos, o un día particular del mes siguiente, para cada tipo de cuenta de un cliente (vehículos, servicios y repuestos, etc.). De esta manera, se puede automatizar el control de deudas en pocos clics garantizando una gestión administrativa más eficiente.

 

Interfaz certificada Ford GUDB

La interfaz GUDB (General Unified Database) permite al concesionario informar órdenes de reparación facturadas, facturas de repuestos, gestión de turnos, factura de vehículos usados y stock de repuestos diariamente a la fábrica Ford.

Mejoras en informes de repuestos

En el informe de stock valorizado a FIFO y en el informe de Antigüedad, se agregaron opciones para permitir un control más exhaustivo de las piezas que permanecen o permanecieron en tránsito.

 

Consultar inventario de Mercedes-Benz

Ahora se puede consultar el inventario de la fábrica Mercedes-Benz desde un comprobante, por ejemplo, desde un Pedido de Clientes.

 

Impresión de etiquetas para la gestión de entregas de repuestos

Con el objetivo de evitar olvidar o mezclar entregas pendientes a clientes, Autologica DMS ahora permite imprimir tantas etiquetas como paquetes tenga el comprobante.

 

Pagar por medio de Interbanking

En la nueva versión de Autologica se realizó una interfaz con la plataforma de pagos Interbanking que permite automatizar pagos y cobros de y hacia cuentas radicadas en distintos bancos.

Interfaces entre Autologica y VOLVO

Las interfaces Manufacturer Mananged Inventory (MMI) permiten a los concesionarios Volvo informar los datos maestros de repuestos. Esta información permite a Volvo CE crear propuestas de pedido óptimas. Esto es beneficioso para los concesionarios porque podrán aprovechar los análisis de Volvo CE para pronosticar las necesidades de inventario de repuestos.

 

Cálculo de utilidad en presupuestos de repuestos

A la hora de otorgar descuentos, el vendedor de repuestos cuenta con información de los márgenes de rentabilidad de cada repuesto y del comprobante entero. De esta manera podrá negociar los precios con el cliente sin afectar la rentabilidad del concesionario.

 

Interfaces entre Autologica y TOYOTA

Los concesionarios Toyota necesitan informar a Fábrica las órdenes de reparación, turnos, facturas de vehículos y solicitudes; además deben mantener actualizada esta información. Para ello, Autologica DMS se conecta periódicamente y de manera automática (sin intervención del usuario) para cumplir con las exigencias de la Fábrica.

 

Mejoras en los informes de CRM

Se modificó el informe Resumen de Contactos de Posventa para ofrecer la siguiente información clave:

  • Cantidad de llamadas pendientes con las que inicia el día cada vendedor.
  • Llamadas pendientes con las que cierra el día.
  • Porcentaje de llamadas realizadas sobre las llamadas generadas en el día.

Autorización de Pagos

Autologica ahora permite definir un esquema para la autorización de pagos: Los pagos por debajo de cierto monto se hacen sin intervención, mientras que para pagos mayores se genera una solicitud de autorización que requiere aprobación y se envía un email al responsable.

 

Mejoras en la visualización de prospectos en CRM

Se mejoró la visualización de los prospectos (potenciales clientes) que tienen múltiples cotizaciones por distintos modelos de vehículo, a fin de no repetir sus datos. Ahora, al buscar un prospecto por apellido, aunque el mismo prospecto esté negociado varias compras, los datos de prospecto se ven una sola vez.

 

Turnos365: Panel de turnos con más información

Con la intención de mantener más informado a los clientes que esperan para que sus vehículos sean recibidos, se agregó nueva información al panel de Sala de Espera de Turnos365 (agenda de turnos online). Ahora el panel mostrará horario del turno, vehículo y cliente, trabajos a realizar y el asesor que recibirá la unidad.

 

DealerTablet: Términos y condiciones del concesionario en el checklist

El dealer podrá definir un texto de “términos y condiciones” para que los clientes lean antes de firmar el checklist de recepción de unidades.

Acciones favoritas en el módulo Repuestos

Ahora Ud. puede configurar “acciones favoritas” y “acciones sobre comprobantes” para automatizar tareas cotidianas y ahorrar tiempo a la hora de comprar y vender repuestos.

Los usuarios pueden clickear un botón para acceder rápidamente a sus acciones cotidianas (cargar factura, cargar remito, hacer presupuesto, cargar pedido de cliente, etc.), donde la información pertinente está pre-cargada. Además, desde un comprobante (por ej. un presupuesto), los botones de “acción rápida” dan acceso a acciones como generar pedidos, generar factura o entregar pedido.

 

Interfaz con Pilot CRM

Autologica DMS puede conectarse al CRM Pilot para compartir información. Autologica recibe solicitudes de ventas e información de clientes y, a su vez, envía a Pilot la información de ventas realizadas. Se garantiza el ahorro de tiempo al evitar el reingreso de información duplicada en dos sistemas diferentes.

Repuestos con múltiples ubicaciones

El gran volumen de stock de los concesionarios genera la necesidad de almacenar las piezas en múltiples ubicaciones, dificultando así el armado de cada pedido a los clientes y distribuidores.

Autologica permite asignar distintas prioridades a las ubicaciones dentro de los depósitos para sugerir el recorrido óptimo y armar los pedidos de repuestos en el menor tiempo posible y sin demoras.

 

Nuevos eventos para Autómatas/Alertas Rápidas

Para órdenes de reparación puede generarse una alerta para informar:

  • Órdenes de reparación abiertas hace exactamente N días: Por ejemplo, se genera una alerta por email enumerando las órdenes abiertas hace 10 días; quien recibe la alerta puede tomar una acción sobre esa lista de órdenes. Esas órdenes no vuelven a informarse por email al día siguiente.
  • Órdenes de reparación abierta hace más de N días: Por ejemplo, se genera una alerta por email enumerando las órdenes abiertas hace más de 30 días. Las órdenes se siguen informandoen días sucesivos mientras estén abiertas.

 

Interfaz con Pilot CRM

Autologica DMS puede conectarse al CRM Pilot para compartir información. Autologica recibe solicitudes de ventas e información de clientes y, a su vez, envía a Pilot la información de ventas realizadas. Se garantiza el ahorro de tiempo al evitar el reingreso de información duplicada en dos sistemas diferentes.

Definir porcentaje de descuentos/recargos en pedidos de ventas

Se agregó una nueva funcionalidad que permite definir el porcentaje de descuento/recargo sobre el precio de lista de repuestos en cada repuesto que se carga dentro de un comprobante.

Esto es muy útil cuando las concesionarias establecen descuentos especiales sobre el precio de lista, según el tipo de compra que le haga el cliente (normal, emergencia, etc.). Al ingresar un nuevo pedido de venta de repuestos, se inicializa automáticamente el porcentaje definido en la parametrización.

 

Asignación masiva de descuentos/recargos a los repuestos de un comprobante.

Se agregó una nueva funcionalidad que permite definir el porcentaje de descuento/recargo sobre el precio de lista de repuestos en cada repuesto que se carga dentro de un pedido.

Esto es muy útil para que los descuentos por bonificaciones impacten en los informes de ventas de repuestos ya que, si los descuentos se aplican con cuenta contable, no se verán reflejados en los mismos.

 

Nuevos eventos para alertas rápidas – Órdenes de reparación. No tiene costo.

El módulo que envía comunicaciones automáticamente en base a eventos detectados por el sistema, cuenta con dos nuevas alertas para informar, por un lado, las órdenes abiertas en una cantidad de días definida por el usuario (por ejemplo, 10 días), y, por otro lado, una alerta que avisa si existen Órdenes de Reparación abiertas durante más de un mes. De esta forma, se podrá saber rápidamente si hay OR que necesitan cerrarse o tomar acciones para cerrarlas.

 

Interfaz para banco ICBC – Transferencias

La nueva interfaz para informar trasferencias bancarias a ICBC permite generar el archivo necesario para importar en ICBC y realizar pagos mediante transferencias bancarias.

 

Cobranzas en múltiples cuentas y con diferencias de cambio

  • Cobrar a un cliente deuda de varios tipos de cuenta recibiendo los valores (efectivo, cheques, transferencias) y generando los recibos correspondientes de manera automática.
  • Generar las notas de crédito o débito por diferencia de cambio al momento de la cobranza sin que sea necesario efectuar el cálculo manualmente.

 

Nuevo informe de Cuentas corrientes – Cobranzas realizadas

Nuevo informe exportable a Excel de cuentas corrientes para poder llevar un control de las cobranzas realizadas.

Cobranzas en múltiples cuentas y con diferencias de cambio

Se incluye un nuevo proceso que permite:

  • Cobrar a un cliente deuda de varios tipos de cuenta, recibiendo los valores (efectivo, cheques, transferencias) y generando los recibos correspondientes de manera automática.
  • Generar automáticamente notas de crédito o débito por diferencia de cambio.

 

Nuevos eventos para Autómatas/Alertas Rápidas

El módulo que envía comunicaciones automáticamente en base a eventos detectados por el sistema, cuenta con dos nuevas alertas para informar, por un lado, las órdenes abiertas en una cantidad de días definida por el usuario (por ejemplo, 10 días), y, por otro lado, una alerta que avisa si existen Órdenes de Reparación abiertas durante más de un mes. De esta forma, se podrá saber rápidamente si hay OR que necesitan cerrarse o tomar acciones para cerrarlas.

 

Interfaz ICBC – Transferencias

El concesionario que tiene cuenta en el banco ICBC puede armar las órdenes de pago en Autologica DMS y pedir al banco la ejecución masiva de esos débitos.

Informe de Rendimiento de operarios (se unifica con el informe Uso de Horas)

El informe de Rendimiento de Operarios que permite medir eficiencia y productividad del taller, ahora cuenta también con una opción exportable a Excel para generar el detalle de las horas trabajadas y las horas facturadas. Esta opción reemplaza al informe Uso de Horas que hasta ahora se emitía para conocer el detalle de horas.

El nivel de detalle y los indicadores individuales permiten analizar el desempeño de cada mecánico, lo que facilita la toma de decisiones. Se puede filtrar por sucursal, taller y operario para analizar total de horas facturadas, tiempos y montos, “A cargo de” (clientes, garantía, cortesía, internas, otros…) y más.

 

Informes VIP – Retención de clientes

Se agregó un informe exportable a Excel al módulo de informes VIP que permite visualizar fácilmente:

  • Vehículos vendidos que han pasado por el taller
  • Vehículos vendidos por el concesionario pero que nunca pasaron por el taller
  • Vehículos que vinieron al taller pero no fueron vendidos por la concesionaria
  • Estos datos sirven para hacer campañas de retención de clientes.

El informe puede configurarse para que se envíe automáticamente al email del responsable del análisis de esta información.

 

Facturación electrónica (Uruguay)

Para los concesionarios de Uruguay con categoría CFEESP, se agregan los valores CompraID y Adenda para informar en el .xml (cswSICFE.log) que se envía a Sicfe (intermediario entre el concesionario y DGI).

 

Informe Diferencia de Cambio en Cheques de Terceros

Este nuevo informe de cuentas corrientes muestra la diferencia entre el tipo de cambio al momento de recibir un cheque y el tipo de cambio al momento de su depósito o vencimiento, para que el concesionario decida si quiere hacerle una nota de débito al cliente por diferencia de cambio (si el valor del dólar varió). El informe es exportable a Excel.

 

Mano de obra y facturación en dólares

Esta nueva funcionalidad permite definir el valor de la mano de obra en dólares, tanto en los trabajos por hora como en los trabajos de menús de servicios y menús de precios.

Ver descuentos por promoción al facturar repuestos

Muestra las promociones vigentes al momento de emitir un comprobante de repuestos, y permite aplicar los descuentos por promoción.

 

Interfaz genérica para importar estados de los planes de ahorro vendidos de terceros (Ford, Volkswagen, Citroën)

A través de esta interfaz se importan y actualizan los estados de los planes de terceros vendidos por el concesionario (para concesionarios Volkswagen, Ford y Citroën).

Esta información permite saber cuántos planes:

  • Están al día
  • Tienen 1 cuota sin pagar
  • Tienen más de 1 cuota sin pagar

Con esta información, el concesionario analiza su cartera, ya que comisiona sobre planes al día.

 

Informe Stock de Repuestos Valorizado a FIFO – Se agregó la columna WIP (work in progress)

Al informe de Stock de repuestos valorizado a FIFO se le han agregado los repuestos incluidos en trabajos en proceso (ej: embarques aún no cerrados, órdenes de reparación en proceso, etc.).

Esto permite saber cuánto es el costo de aquellos repuestos que ya han sido utilizados pero que aún no se han facturado, y por ende no tienen asiento de costo generado. Así se obtiene una valuación más precisa del stock contable.

 

Mano de obra y facturación en dólares

Esta nueva funcionalidad permite definir el valor de la mano de obra en dólares, tanto en los trabajos por hora como en los trabajos de menús de servicios y menús de precios.

 

Informes VIP – Retención de clientes

Se agregó un informe exportable a Excel al módulo de informes VIP que permite visualizar fácilmente:

  • Vehículos vendidos que han pasado por el taller
  • Vehículos vendidos por el concesionario pero que nunca pasaron por el taller
  • Vehículos que vinieron al taller pero no fueron vendidos por la concesionaria

Estos datos sirven para hacer campañas de retención de clientes.

Reserva de unidades

Reservar vehículos y asignarlos a un vendedor por un periodo de tiempo determinado para que estos vehículos no sean tenidos en cuenta en el stock de vehículos disponibles para la venta.

  • Anular las reservas hechas para que el vehículo quede disponible para volver a reservarse.
  • Consultar las reservas y anulaciones realizadas para el vehículo para tener información para gestionar las reservas de los vendedores.
  • Visualizar los vehículos reservados para él mismo o para sus supervisados desde la ficha de vendedor para gestionar las reservas.
  • Ajuste por inflación
  • Límite de crédito por concesionario

Límite de crédito por concesionaria

Permite definir un límite de crédito para clientes, de manera de no sobrepasarlo al momento de vender. Ese crédito se consume por las facturas en cuenta corriente y se repone cuando las mismas se cobran.

 

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