A continuación analizaremos 3 problemas que suelen verse en el Departamento de Posventa, que impactan en los resultados de la concesionaria.
Problema no. 1: Falta de control de piezas entre Repuestos y Servicios
Los repuestos que se utilizan en trabajos del área de Servicios son tomados del stock por los operarios sin ningún tipo de control. Esto da lugar a dos posibles situaciones:
1. No se bajan del inventario las piezas hasta que se factura la Orden de Reparación.
2. Se pierden piezas por falta de control.
Ambas casos generan pérdidas monetarias, diferencias de stock y ventas perdidas.
Cómo resolverlo:
Utilizando vales y pre-vales se garantiza la trazabilidad total de las piezas y se evitan ambos problemas. El pre-vale es una factura interna que emite un operario donde se especifica el tipo y cantidad de piezas que se necesitan para un trabajo. El encargado de repuestos recibe el pre-vale, entrega las piezas y emite un vale que se asigna a la Orden de Reparación. Ambos comprobantes se registran en el sistema de gestión asegurando que la relación entre Repuestos y Servicios sea transparente y 100% auditable.
Problema no. 2: Solapamiento de roles y demoras en tareas
Si un operario del Departamento de Repuestos tiene que cargar facturas de compra implica desaprovechar tiempo que podría invertir en tareas específicas del rol para el cual está capacitado.
Cómo resolverlo:
Una solución es incorporar personal para las tareas administrativas permitiendo que los mecánicos se pueden dedicar solo a las tareas de servicio y reparación. Esto genera mayor cantidad de trabajos y mejor uso del tiempo en el taller, lo que se traduce en mayor rentabilidad.
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Problema no. 3: Falta de seguimiento y medición de los procesos de la concesionaria
El personal de Servicios no ingresa información al sistema; el Titular y los Gerentes de área no cuentan con información concreta para ejercer un mayor control sobre el negocio.
Cómo resolverlo:
Si los mecánicos están capacitados en el uso del sistema y registran cada trabajo que realizan, evitarán baches administrativos en todas las áreas y aportarán información vital que sirve para generar informes del rendimiento de cada área. Esto ayuda a la gerencia a detectar problemas, revertir situaciones perjudiciales, trazar estrategias de acción, y en consecuencia mejorar la rentabilidad del negocio.
